Pour le dirigeant d’une micro-entreprise ou d’une petite entreprise, les avantages d’avoir un logiciel de facturation en ligne font de l’adoption d’une telle solution, une sage décision.
Ce type d’outil permet d’aller au-delà d’une gestion de son activité avec des « moyens de bord » qui se résument bien souvent à un registre papier ou à un fichier Excel qui servent à gérer la facturation.
Pourtant, à bien des égards, l’édition manuelle de factures se révèle plus onéreuse et sans comparaison avec les avantages d’avoir un logiciel de facturation en ligne.
Sommaire
Les spécificités des logiciels de facturation en ligne
Les logiciels de facturation en ligne sont des programmes informatiques hébergés dans le Cloud et qui automatisent la facturation sans être installés sur un ordinateur.
Ils ne nécessitent ni maintenance ni mise à jour. Ils ne sont pas non plus sujets aux attaques virales, ce qui garantit la sécurité des données de l’utilisateur à long terme, même en cas de sinistre.
Au regard de ces caractéristiques, de nombreux motifs peuvent justifier qu’un entrepreneur préfère faire sa facturation en ligne au lieu d’employer des tableaux Excel ou du papier.
Les avantages d’avoir un logiciel de facturation en ligne
Gagner du temps avec une solution de facturation en ligne
L’un des principaux avantages d’avoir un logiciel de facturation en ligne est qu’il permet de gagner un temps précieux. Les solutions de facturation en ligne favorisent l’optimisation de la gestion du temps pour le consacrer utilement à des activités pertinentes. Ils permettent en effet de :
- Créer rapidement des modèles de factures automatiques ;
- Transformer aisément des devis en bons de commande, des bons de commande en bons de livraison et des bons de livraison en factures;
- Envoyer des factures numériques aux clients et les relancer par email dans l’hypothèse d’un retard de paiement ;
- Conserver les factures en sécurité et à l’abri de toute altération dans le Cloud, plutôt que d’avoir à consacrer de l’espace physique pour les y stocker pendant plusieurs années.
Mieux gérer l’activité et planifier sa croissance
L’un des éléments qui rendent indispensables un logiciel de facturation en ligne est la fonctionnalité de gestion des factures et des paiements qu’il embarque. Elle sert au recouvrement des créances.
Cette fonctionnalité permet au logiciel d’afficher des messages d’alerte automatiques afin de signaler des factures impayées après échéance. La solution en ligne peut même être programmée afin de relancer les débiteurs par email.
Elle facilite également le suivi de l’évolution des affaires, en proposant un tableau de bord qui permet par exemple de connaître :
- Le chiffre d’affaires facturé ou encaissé sur une période donnée ;
- Les produits les plus vendus ou les moins demandés ;
- Le délai moyen de règlement de chaque client ;
- Les clients qui apportent les plus gros volumes de chiffre d’affaires.
De telles données ont l’avantage de fournir une vue technique plus large et plus précise quant à l’évolution de l’activité et à ses perspectives.
Eviter les erreurs lors des calculs ou des reports de données
Les risques d’erreur sont plus ou moins importants lorsqu’on se sert d’Excel ou de registres au format papier pour la facturation. L’absence de toute intervention humaine dans la gestion du système de facturation en ligne réduit, voire supprime tout risque de cette nature.
En effet, un logiciel de facturation en ligne insère automatiquement sur les factures, l’adresse des clients telle que renseignée sur leur fiche-client. L’insertion des mentions obligatoires est, elle aussi assurée par le logiciel de facturation.
Comme on peut le voir dans cet article, ces mentions imposées par la loi peuvent être nombreuses et leur insertion, fastidieuse.
Un logiciel de facturation permet aussi de procéder à une numérotation et à un classement irréprochable des factures. A l’occasion d’une entrée en vigueur de nouvelles règles relatives à la facturation, celles-ci sont automatiquement intégrées au logiciel.
La gestion exempte d’erreur qu’il permet figure en bonne place parmi les avantages d’avoir un logiciel de facturation en ligne plutôt qu’un Excel ou du papier.
