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5 raisons d’utiliser un logiciel de gestion des contrats

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La majorité des entreprises investissent dans un logiciel de gestion des contrats. Cette option comprend plusieurs avantages que la gestion manuelle de ces derniers ne présente pas. Voici 5 raisons pour lesquelles l’utilisation de ce type de logiciels est indispensable.

1- Gain de temps et d’argent

Un traitement automatique des contrats avec un logiciel spécifique à l’instar du logiciel de gestion des contrats ELO Contract est synonyme de gain de temps. Vous pourrez donc vaquer à des activités à réelle valeur ajoutée dans l’entreprise. Cela contribue à l’amélioration de la productivité et aux performances de cette dernière.

À titre informatif, il faut 4 jours au minimum pour réaliser un contrat depuis la phase « brouillon » jusqu’à la signature. Cette durée prend aussi en compte les imprévus. Grâce à un logiciel de gestion des contrats, le volume de travail est devenu moins important.

Cette solution permet d’amoindrir les frais généraux de la société, car :

– L’usage du papier et les frais d’impression sont réduits ;

– Les salles d’archives peuvent être utilisées pour des besoins plus essentiels ;

– Les frais de maintenance et les coûts d’encre sont moindres.

2- Meilleure maîtrise des risques

Avec les contrats physiques, les risques de mauvaises procédures, de perte de documents et de temps sont multipliés. Voici quelques chiffres à l’appui : 71 % des entreprises sont confrontées à des problèmes pour retrouver leurs contrats et 10 % des contrats restent introuvables, dans tous secteurs fusionnés. Le risque d’accès aux données personnelles est d’autant plus probable. Le dispositif informatique de gestion propose un emplacement sécurisé et dématérialisé de stockage des contrats. Les données sensibles sont alors en lieu sûr !

3- Amélioration des relations avec les partenaires

Vous l’aurez compris, il est essentiel de conserver un climat de communication positif avec les collaborateurs. Le but étant de faire dominer la confiance mutuelle, vu que l’entreprise doit gérer les contrats avec les intermédiaires, les fournisseurs, les sous-traitants et bien d’autres personnes encore. Cet outil est donc obligatoire, étant donné qu’il permet d’instaurer un environnement favorable qui améliore les échanges et limite les divers conflits possibles.

4- Contrôle des échéances et recours à de meilleures procédures

Ce type de logiciels peut être configuré d’une manière à transmettre des messages de rappel. Vous obtiendrez des alertes lorsque les dates d’échéance se rapprochent. Cette propriété vous assure le respect des délais impartis avec les différents prestataires. Grâce à cet outil collaboratif, vous travaillez efficacement avec votre équipe. Vous maîtriserez ensemble tout le cycle de vie (naissance, développement, finalisation) de vos contrats. Le risque de pénalité quant à ces éventuels retards ou omissions est ainsi réduit. Des sanctions sont appliquées à cette faute de gestion. Vous vous épargnez de ce fait des dépenses inutiles. Une gestion centralisée et sûre permet aux entreprises de limiter l’accès des documents et contrats en un seul lieu, qui est accessible aux ayants droit.

Par ailleurs, toutes les entreprises qui gèrent leurs contrats de façon efficace maximisent leur organisation. Cet équilibre repose sur le fait que la pérénnité des firmes varie grandement des partenariats dans lesquels elles s’engagent.

5- Meilleure traçabilité

Sachez qu’en passant par la dématérialisation de l’administration de vos contrats, vos documents sont compactés dans un seul et unique logiciel. Vous avez donc un accès illimité à n’importe quel moment sans avoir peur de les perdre. Aussi, le logiciel de gestion de contrats garantit la traçabilité de votre activité professionnelle. Fini les pertes de temps pour trouver un contrat dans la liasse de documents physiques entassés. Il vous sera alors facile de visualiser l’historique de vos contrats. Puis, l’évolution du numérique offre désormais des possibilités infinies aux chefs d’entreprise. Cela leur permet de bonifier la manière dont ils gèrent leurs entreprises. Ainsi, ils n’auront plus de soucis dans la recherche et l’élaboration des documents et pourront retracer aisément les modifications apportées.

Point fort de votre entreprise, cette solution active les processus tout en ayant un suivi permanent et régulier de chaque contrat et de leur particularité en respectant les normes en vigueur.

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